Penjelasan Lengkap Sidang dan Rapat Pada Organisasi Formal

اَلسَّلاَمُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُ اللهِ وَبَرَكَاتُه

(Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakaatuh)

Puji Syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta'ala yang telah memberikan Rahmat, Karunia, Taufik dan Hidayah-nya kepada kita semua sehingga kita masih dapat hidup di Dunia ini, serta semoga kita semua selalu mendapat Inayah dan Lindungan dari Allah Subhanahu Wa Ta'ala. آمِيْن يَا رَبَّ العَالَمِيْنَ “Aamiin ya Rabbal'alamin” ...

Shalawat, Salam serta Taslim kepada sang Revolusioner Dunia, Junjungan Alam Nabi Besar Sayyidina Maulana Muhammad Shallawlahu ‘Alaihi Wasallam yang telah membimbing kita dari zaman Kegelapan dan Kebodohan menuju zaman Terang Benerang, sangat jelas perbedaan antara Hak dan Bathil serta penuh dengan Ilmu Pengetahuan seperti saat ini.

Pada Artikel ini kami akan menjelaskan mengenai Sidang dan Rapat Pada Organisasi Formal. Sebelum masuk ke Materi marilah kita membaca Ta‘awuz : أَعُوذُ بِاللَّهِ مِنَ الشَّيْطَانِ الرَّجِيمِ “A’udzu billahi minasy syaithonir rojiim” dan Basmalah : بِسْمِ اللَّهِ الرَّحْمَنِ الرَّحِيم “Bismillahirraahmanirrahiim” Agar Bacaan yang dibaca menjadi Berkah dan Bermanfaat. آمِيْن يَا رَبَّ العَالَمِيْنَ “Aamiin ya Rabbal'alamin” ...

Sering kali kita kurang paham perbedaan antara sidang dan rapat, kapan sidang dan rapat dilakukan ? untuk itu, kali ini kami akan membahas tentang Sidang dan Rapat dalam suatu organisasi Formal.

PENGERTIAN

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik.

Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin

PERSIDANGAN

1. Unsur-unsur Persidangan

a. Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

b. Tempat atau ruang sidang

c. Waktu dan acara sidang

d. Perlengkapan sidang

e. Pimpinan dan sekretaris

f. Peserta sidang

g. Daftar Acara Pertemuan/Rapat

h. Tata tertib sidang

i. Pendistribusian Hasil Rapat

j. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

2. Jenis-jenis Persidangan

a. Sidang Pleno

· Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

· Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang.

· Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

· Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

· Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

b. Sidang Paripurna

· Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

· Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

· Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

c. Sidang Komisi

· Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

· Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

· Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

· Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

· Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

d. Sidang Sub Komisi

· Sidang sub komisi ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.

3. Macam-macam Sidang dilihat dari Jabatan Peserta dalam sebuah Organisasi

a. Sidang Presidium

b. Sidang BPH ( Badan Pengurus Harian )

c. Sidang Badan Koordinasi.

4. Istilah-istilah dalam Persidangan

a. Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung

b. Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.

c. Interupsi adalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut. ditempuh dengan menggunakan kata “interupsi” yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara, Macam macam interupsi antara lain:

· Interupsi point of order: meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah.

· Interupsi point of information: memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan

· Interupsi point of clarification: meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam

· Interupsi point of prevelage: tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi

ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN

1. Peserta

a. Peserta Penuh

b. Hak peserta penuh :

· Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

· Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

· Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

· Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

c. Kewajiban peserta penuh :

· Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

· Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

d. Peserta Peninjau

e. Hak Peninjau:

· Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

f. Kewajiban Peninjau:

· Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

· Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2. Presidium Sidang

a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

b. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

c. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

3. Syarat-syarat Presidium Sidang

a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

c. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

4. Sikap Presidium Sidang

a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

b. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

c. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN

1. 1 kali ketukan

a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).

c. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

d. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2. 2 kali ketukan

a. Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.

b. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

c. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3. 3 kali ketukan

a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding

4. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

a. Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

b. Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

c. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

d. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

e. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

f. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

g. Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 atau 2/3 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)

2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara

3. Jika Proses lobbying tidak berhasil maka diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) atau 2/3 dari peserta yang hadir di persidangan

4. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying lagi sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

TATA TERTIB

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

SANKSI-SANKSI

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

RAPAT

1. Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

a. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

b. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

c. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

d. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

e. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

f. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).

2. Unsur-Unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya:

a. Tujuan rapat.

b. Masalah yang dirapatkan

c. Pemimpin rapat

d. Peserta rapat

e. Media rapat

f. Notulis atau sekretaris

3. Jenis-jenis Rapat

a. Berdasarkan Tujuan

· Rapat Penjelasan

Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

· Rapat Pemecahan

Rapat Pemecahan adalah rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

· Rapat Perundingan

Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan. mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.

b. Berdasarkan Sifat

· Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat

· Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

· Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

· Rapat tertutup

Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

c. Berdasarkan Waktu

· Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahasmasalah-masalah yang bersifat rutin

· Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu

· Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan

· Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

d. Berdasarkan Frekuensi

· Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya

· Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

e. Berdasarkan saluran hubungan dalam organisasi

· Rapat Vertikal

Rapat Vertikal adalah rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.

· Rapat Horizontal

Rapat Horizontal adalah rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

f. Berdasarkan Pelaksanaan

· Rapat kerja Terpimpin

Rapat kerja Terpimpin adalah rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam

· Rapat kerja terbuka

Rapat kerja terbuka adalah lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat

2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat

3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain

4. Adanya partisipasi dari peserta rapat

5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain

6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan

7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya

8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas

9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan

10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama

11. Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :

a. Pembukaan

b. Pembacaan susunan acara rapat

c. Pembahasan materi rapat

d. Lain-lain

e. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma.

PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas (Over Head)

Pengendalian rapat secara bebas terbatas (Over Head) adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2. Pengendalian rapat secara ketat (Closed Controlled)

Pengendalian rapat secara ketat (Closed Controlled) adalah pengendalian rapat dimana peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.

3. Pengendalian rapat secara kombinasi (Over Head dan Closed Controlled)

Pengendalian rapat secara kombinasi (Over Head dan Closed Controlled) adalah cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.

Demikian Artikel mengenai Penjelasan Lengkap Sidang dan Rapat Pada Organisasi Formal, kita akhiri dengan mebaca Hamdallah : الحَمْدُ لِلّٰهِ رَبِّ العَالَمِيْنَ “Alhamdulillahirabbil ’Alamin”.